S’organiser en 5 étapes.

Vous ne savez pas comment vous y prendre, manquez d’informations, d’expérience ? Pas de problème, nous vous aidons ici à ne pas oublier d’étape dans le montage de votre soirée !

1. Anticiper et se former

Se former

S’organiser

La mise en place d’une soirée demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe est donc indispensable : pour chacun des membres de celle-ci, les rôles doivent être bien définis. Dans l’idéal, désignez un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, bar, sonorisation, etc. Plus vous attendez de fêtards, plus il vous faudra de monde pour vous aider. En général, on estime qu’un organisateur est nécessaire pour 30 participants. Nous vous conseillons de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier (qu’il faut répartir dans le temps).

Check-list des points à ne pas oublier :

  • demandes d’autorisation éventuelles : déclarations aux autorités compétentes (ville, préfecture, école, SACEM…). Dans tous les cas, il est indispensable d’être doté d’un statut juridique, par exemple associatif,
  • réalisation du budget prévisionnel et du rétroplanning,
  • recherches de financements/partenaires,
  • location de la salle adaptée à la soirée (taille, lieu, équipement…),
  • prévision de la sécurité, des secours et de la prévention,
  • plan de communication,
  • gestion des points de préventes et de ventes,
  • musique (concerts, DJs, etc.),
  • animations,
  • offre de boissons et de nourritures,
  • gestion des départs,
  • évaluation.

Prévoyez, dans l’équipe organisatrice, des points réguliers afin de suivre l’avancée du projet et la réalisation (ou non) de tous les points de la check-list.

Conseil : plus on s’entoure et plus la qualité du travail est au rendez-vous. Aussi, qu’elle que soit votre statut (association, discothèque, collectif de jeunes…), n’hésitez pas à vous tourner vers des ressources externes professionnelles sur les points que vous maîtrisez moins (gestion financière, normes de sécurité, assurances…) et sur les questions de prévention, nous sommes là !

Se former

Organiser une soirée en y intégrant de la prévention demande un certain savoir-faire. Aussi, n’hésitez pas à vous former (ceci est valable pour tous les membres de l’équipe organisatrice). Des formations existent, dont la durée varie de quelques heures… à beaucoup plus si affinités ! Voici quelques formations qui pourraient être très utiles :

Formation à la prévention/réduction des risques et des dommages (RDRD)

L’objectif est de permettre à ceux qui les suivent de comprendre les enjeux de la prévention (en matière de limitation des risques, mais aussi de responsabilité juridique), de connaître les actions qu’ils peuvent mettre en place sur leurs soirées, les structures capables de les aider, de réfléchir à ce qu’induisent ces actions (exemple : si je baisse les prix des softs, comment je m’y retrouve économiquement ?). Pour plus d’infos, sollicitez les différentes ressources dans votre département ou consultez notre rubrique formations.

Si vous n’avez pas le temps de vous déplacer pour une formation en présentiel, vous avez toujours la possibilité de suivre une formation en ligne grâce à un MOOC créé par le Collectif des festivals ! Un programme de 10 étapes pour maitriser les fondamentaux et mettre en place un dispositif de prévention cohérent. Comptez environ une demi-journée de formation.

Formation barmans

Servir de l’alcool n’est pas sans conséquences : il s’agit d’un produit dont la consommation entraine de nombreux risques. En tant qu’organisateur votre responsabilité est engagée ! Aussi, encouragez la formation/sensibilisation de vos barmans sur :

  • les effets de l’alcool
  • le respect des doses standards de bar
  • le refus de servir une personne trop alcoolisée
  • le respect de la tranquillité publique
  • l’utilisation des outils de prévention (éthylotests notamment)

Formation aux premiers secours

La formation PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1) prépare aux rudiments des premiers secours… est souvent utile en soirée (comme au quotidien).

D’une durée de 7h, elle aborde 8 situations d’accidents (la protection, l’alerte, la victime s’étouffe, la victime saigne abondamment, la victime se plaint d’un malaise, la victime se plaint après un traumatisme, la victime est inconsciente, la victime ne respire pas). Différents acteurs proposent ces formations dans votre département.

NB: pour les associations étudiantes, des aides existent au sein de votre établissement (certaines universités bénéficient de prix réduits : renseignements possibles auprès du service de médecine préventive ou auprès du service des étudiants).

2. Communiquer

Communiquer

Vous prenez soin de vos invités, il faut leur faire savoir !

L’organisation de la soirée demande beaucoup d’énergie. Il serait dommage d’oublier d’en parler. Dans un premier temps, pensez à réaliser un plan de communication (rdv étape 1 : Anticiper et se former) et à le faire circuler au sein de l’équipe. Plus la communication sera structurée, plus vous toucherez de personnes !

Au-delà de l’annonce de la soirée (affiches, flyers, réseaux, médias, site internet…), n’oubliez pas de faire la promotion de tout ce que vous avez prévu (DJs, animations proposées…), notamment en matière de prévention/réduction des risques. En effet, cela peut rassurer les participants que de savoir que la soirée sera soucieuse de limiter certains risques et leur permettra de mieux s’organiser notamment pour les retours (navettes à disposition, système de covoiturage…).

Avant, mais aussi pendant :

  • annoncez régulièrement tout au long de la soirée les animations que vous avez mises en place (événement, animation, stand prévention…) par vidéoprojection, grand écran, annonces micro, etc.
  • apposer des affiches relayant des messages de prévention/réduction des risques dans les lieux de passage (toilettes, entrée, bar, vestiaire…).

3. Prévoir des animations

Les animations

Pour un organisateur, un événement réussi c’est de savoir que les participants ont pris du plaisir, sans avoir vécu de drame ou de situations qui les ont mis en danger. Il est indispensable de réfléchir à comment prévenir et limiter un certain nombre de risques qui peuvent tout gâcher (vomissements, comas, violences, accidents de la circulation…). La solution ? Mettre en place un espace de prévention/réduction des risques et créer des animations !

Espace détente

Il permet à certains fêtards de faire une pause, loin de l’agitation et du bruit. Cet espace correspond à un besoin naturel de s’extraire momentanément de la fête et ne doit pourtant pas s’en exclure car son succès dépend de sa visibilité (pensez à le signaler par des affiches ou sur la programmation de la soirée). Il doit être implanté dans un lieu de passage : près d’animations calmes, sur une terrasse extérieure, à proximité du bar soft ou de celui consacré à la nourriture, par exemple. La décoration et l’animation de cet espace demandent autant d’attention que les autres lieux de la soirée : aménagez un espace convivial, avec des fauteuils, canapés, chaises, coussins… Cet espace peut être également le même que celui où se passe l’action de prévention.

D’autres animations

Outre l’ambiance créée, le but des animations est aussi d’offrir une alternative à la consommation d’alcool ou d’autres produits. En assistant à une animation on est moins sujet à (trop) consommer. Cela permet d’espacer les consommations et de voir, par exemple, les taux d’alcoolémie stagner et non augmenter. Vous permettez également aux personnes qui ne consomment pas (par choix ou par obligation) de profiter de la soirée.

Jeux, karaoké, concours de danse, organisation de concours de cocktail sans alcool, fournisseurs de softs et/ou de gourmandises, maquillage, caricaturistes, concerts, séance de massages, matchs d’improvisation, conteurs, magiciens, tatouages au henné…

Montrez au public présent que boire de l’alcool n’est pas la seule façon de s’amuser !

4. Mettre en place de la prévention / RDRD

La prévention

Pour un organisateur un événement réussi c’est de savoir que les participants ont pris du plaisir, sans avoir vécu de drame ou de situations qui les ont mis en danger. Il est indispensable de réfléchir à comment prévenir et limiter un certain nombre de risques qui peuvent tout gâcher (vomissements, comas, violences, accidents de la route…). La solution ? Mettre en place un espace de prévention/réduction des risques et des dommages !

Une prévention visible & dynamique !

L’objectif de la prévention et de la réduction des risques est de permettre à un individu de faire des choix éclairés au niveau de sa santé afin qu’il en soit l’acteur. Il s’agit de responsabiliser la population vis-à-vis de sa consommation et son comportement en lien avec leur santé. Les actions mises en place peuvent aborder une multitude de thématiques : addictions, sexualité, nutrition, bien-être, etc.

Qu’est ce que la prévention ?

Elle consiste en « la construction d’un espace de réflexion et d’action pour renforcer la protection des citoyens face aux facteurs de risques collectifs et individuels de morbidité et pour les inviter à faire des choix responsables et favorables à la santé, dans le respect de leurs libertés et de la loi. » (def. ANPAA)

Exemple : distribuer des préservatifs lors de mon événement. Je préviens les risques puisque la personne pourra se protéger si elle a un rapport.

Qu’est ce que la réduction des risques ?

Elle a pour objectif, « de limiter les risques liés à la consommation, sans nécessairement avoir comme premier objectif le sevrage et l’abstinence. » (Déf.MILDECA)

Exemple : si une personne m’informe qu’elle a pris un risque hier puisqu’elle a eu un rapport sans se protéger je lui conseille d’aller se faire dépister le plus rapidement possible et de prendre la pilule du lendemain.

Chaque organisateur est capable de mettre en place de la prévention dans sa soirée et de réduire les risques au maximum : cela ne suppose pas forcément des moyens excessivement importants ou coûteux. On vous donne par ailleurs plein d’idée dans notre rubrique Agir en prévention.

Les kits prévention :

Vous pouvez aussi distribuer des kits prévention qui pourront facilement se ranger dans une poche et comprendront des documents d’information. Vous pouvez vous adresser à des associations de prévention pour vous procurer ces kits ou de quoi les composer vous-même. Ils pourront être distribués à l’entrée, durant la soirée ou à la sortie, ou/et déposés à côté des toilettes, du bar ou dans l’espace fumeur…

Stand / Espace de prévention par des personnes formées :

Dans le meilleur des cas, c’est un stand tenu par des personnes formées. Il peut s’agir de membres de l’équipe organisatrice ou de structures extérieures.

  1. Situé sur un lieu de passage, visible, dans un endroit calme, disposant de place, c’est un endroit où les fêtards pourront venir se renseigner, se tester, avoir des discussions sur les problématiques qui les concernent.
  2. Proposer une entrée large sur les risques possibles en soirée : alcool, autres produits consommés (cannabis, autres…), sexualité, risques auditifs, sécurité routière, etc. Les intervenants, sur le stand, doivent être capables de proposer, si besoin (nous ne sommes pas dans de la distribution massive ou dans le « servez-vous »), des outils de prévention : éthylotests, préservatifs, bouchons d’oreilles…

Si toutefois vous n’avez pas créé cet espace prévention, placez ces outils à disposition des fêtards dans des endroits stratégiques (vestiaire, bar, tables, toilettes…).

N’hésitez pas à prendre contact avec une association spécialisée dans la prévention/réduction des risques. Cette dernière pourra vous donner des conseils en amont de l’événement, vous former, voir intervenir sur celui-ci).

N’oubliez pas d’être cohérent : une action de prévention des accidents de la route alors que les barmans continuent à servir les conducteurs à l’approche des départs n’a pas de sens.

Gestion des consommations

Proposer de l’alcool n’est pas anodin. La responsabilité que vous pouvez avoir en cas d’accident et les risques encourus par les fêtards doivent vous amener à réfléchir sur son offre, ainsi que sur celle des boissons non alcoolisées et de nourriture.

Distribution de boissons alcoolisées

Attention, on ne peut pas vendre de l’alcool sans autorisation préalable !

Travailler sur l’offre alcool en soirée, c’est réfléchir sur les éléments suivants :

Les prix
  • vente à l’unité des boissons alcoolisées. La vente au forfait (contre X euros, j’ai Y boissons alcoolisées), comme les open-bar, sont interdits (loi HPST de juillet 2009)
  • éviter les prix avantageux sur la commande en quantité (mètre de bière, seau…)
Les types d’alcool

Ne pas prévoir trop de types différents d’alcool pour éviter les mélanges (qui occasionnent plus de dégâts).

Les quantités d’alcool
  • Il est recommandé de ne pas avoir un stock d’alcool supérieur au cumul des doses individuelles maximales conseillées par l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS), soit 4 doses standard par personne
  • Prévoir plus de boissons non alcoolisées que de boissons alcoolisées : quand il n’y aura plus d’alcool, les fêtards seront obligés de boire du sans-alcool (cela peut amener un phénomène de groupe de modération)
  • Les barmans utilisent des doseurs

Le bar

  • Éviter de mettre des chaises pour que les fêtards ne s’y attardent pas trop et puissent profiter de la piste de danse
  • Il est inutile d’installer trop de bars dans la soirée afin d’éviter l’incitation à la consommation et la mobilisation de très nombreux barmans. Inversement un nombre insuffisant de bars peut stresser les barmans et les fêtards
  • Les bars sont tenus par des personnes formées (et encadrées par un « chef de bar » ou un « responsable bar ») qui ne servent pas les fêtards manifestement alcoolisés et arrêtent de servir de l’alcool 2h avant la fin de la soirée (cela permet à chacun d’abaisser son taux d’alcoolémie et de prévoir son retour plusieurs heures avant de partir)
  • Éviter, autant que possible, de manipuler de l’argent au sein du bar. Il est préférable d’installer un guichet dédié afin de prévenir le débordement des barmans et autres désagréments
  • Mettre en place en amont du bar, un système de reconnaissance des mineurs (bracelets ou tampon de couleur à l’entrée etc.) afin de s’assurer de ne pas leur servir d’alcool.

L’offre de boissons alternatives :

  • Faire en sorte que la boisson non alcoolisée la plus chère soit moins coûteuse que la boisson alcoolisée la moins chère
  • Mettre en place un open-soft (les boissons sans alcool sont gratuites tout au long de la soirée) et/ou happy-hour (temps limité durant lequel les softs sont à moindre coût ou gratuits). Des partenariats sont possibles avec des entreprises fournissant ces softs
  • Créer des cocktails sans alcool. Cela peut faire l’objet d’un concours au sein de l’établissement et/ou de l’association
  • Avoir des gobelets/verres plus grands pour les softs que ceux qui contiennent des boissons alcoolisées
  • Mettre gratuitement à disposition de l’eau fraîche (fontaine à eau par exemple) pour favoriser la (ré)hydratation
  • Éviter les boissons énergisantes : mélangées à l’alcool, ces boissons en masquent les effets

Ce type d’action doit être annoncé à l’entrée de la soirée car elles sont très valorisantes pour les organisateurs et intéressantes pour les participants.

L’offre de nourriture

Nous vous conseillons de mettre de la nourriture à disposition des fêtards, ce qui peut constituer une alternative à l’alcool et limiter les effets d’une consommation à jeun.

  • Stand de nourriture : sandwichs, gâteaux, etc. qui peuvent être également proposés au bar
  • Distribution de friandises pendant la fête
  • Offre d’un petit déjeuner en fin de soirée

Pensez aux départs !

En fin de soirée, il est important de permettre le retour dans de bonnes conditions de tous les participants quelque soit le moyen de transport utilisé. Il est important de valoriser les comportements responsables, notamment en matière de conduite, que l’on se déplace en voiture, moto, scooter ou vélo : le Sam (« capitaine de soirée » / « conducteur désigné ») doit être encouragé et reconnu. N’hésitez pas à féliciter cette démarche en offrant des softs, réduisant le prix de sa prochaine entrée, offrant des goodies …

Vous pouvez par exemple proposer des éthylotests, des réductions sur les taxis, encourager le covoiturage, informez sur les transports en commun et sécurisez les retours à pieds…

Des idées d’actions de prévention clé en main sur mon événement : alcool et autres produitssécurité routièresexualité et consentement et risques auditifs.

5. Évaluer l’événement

Évaluer

Évaluer votre soirée, pour améliorer celles à venir.

Souvent oubliée, l’évaluation est une étape importante, à prévoir dès le début de votre organisation. En plus de faire le point sur la soirée passée, elle permet d’améliorer toutes celles à venir. Toute l’équipe organisatrice est à sonder (organisateurs bénévoles et salariés, intervenants…) sans oublier les participants (l’image que se fait l’équipe organisatrice de la réussite de la soirée pouvant varier de celle des fêtards eux-mêmes).

Dès le début de l’organisation, prévoyez les personnes chargées du bilan ainsi que les éléments à évaluer. L’évaluation doit contenir des critères concrets, facilement mesurables :

  • nombre de participants,
  • nombre de préventes/ventes,
  • nombre et qualité des animations,
  • nombre de personnes passées sur l’espace prévention / détente / secourisme,
  • nombre d’outils de prévention distribués,
  • évacuation éventuelle par SAMU,
  • nombre d’interventions et d’expulsions par les vigiles, etc.)…

Vous pourrez ainsi tirer les enseignements de ce qui a bien fonctionné et de ce qui reste à améliorer : il s’agit de comprendre les obstacles et les résistances mais surtout de proposer des aménagements, des alternatives qui pourront être testés lors des prochaines soirées (ce qui pourra aider les éventuels successeurs).

Outils d’évaluation téléchargeables