S’organiser en 5 étapes.

Vous ne savez pas comment vous y prendre, manquez d’informations, d’expérience ? Pas de problème, nous vous aidons ici à ne pas oublier d’étape dans le montage de votre soirée !

1. Anticiper et se former

Se former

S’organiser

La mise en place d’une soirée demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe est donc indispensable : pour chacun des membres de celle-ci, les rôles doivent être bien définis. Dans l’idéal, désignez un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, bar, sonorisation, etc. Plus vous attendez de fêtards, plus il vous faudra de monde pour vous aider. En général, on estime qu’un organisateur est nécessaire pour 30 participants. Nous vous conseillons de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier (qu’il faut répartir dans le temps).

Check-list des points à ne pas oublier :

  • demandes d’autorisation éventuelles : déclarations aux autorités compétentes (ville, préfecture, école, SACEM…), dans tous les cas, il est indispensable d’être doté d’un statut juridique, par exemple associatif,
  • souscription d’une assurance de responsabilité civile et informer son assureur de l’évènement,
  • réalisation du budget prévisionnel et du rétroplanning,
  • recherches de financements/partenaires,
  • location de la salle adaptée à la soirée (taille, lieu, équipement…),
  • prévision de la sécurité, des secours et de la prévention,
  • plan de communication,
  • gestion des points de préventes et de ventes,
  • musique (concerts, DJs, etc.),
  • animations,
  • offre de boissons et de nourritures,
  • gestion des départs,
  • évaluation.

Prévoyez, dans l’équipe organisatrice, des points réguliers afin de suivre l’avancée du projet et la réalisation (ou non) de tous les points de la check-list.

Conseil : plus on s’entoure et plus la qualité du travail est au rendez-vous. Aussi, qu’elle que soit votre statut (association, discothèque, collectif de jeunes…), n’hésitez pas à vous tourner vers des ressources externes professionnelles sur les points que vous maîtrisez moins (gestion financière, normes de sécurité, assurances…) et sur les questions de prévention, nous sommes là !

Se former

Organiser une soirée en y intégrant de la prévention demande un certain savoir-faire. Aussi, n’hésitez pas à vous former (ceci est valable pour tous les membres de l’équipe organisatrice). Des formations existent, dont la durée varie de quelques heures… à beaucoup plus si affinités ! Voici quelques formations qui pourraient être très utiles :

Formation à la prévention/réduction des risques et des dommages (RDRD)

L’objectif est de permettre à ceux qui les suivent de comprendre les enjeux de la prévention (en matière de limitation des risques, mais aussi de responsabilité juridique), de connaître les actions qu’ils peuvent mettre en place sur leurs soirées, les structures capables de les aider, de réfléchir à ce qu’induisent ces actions (exemple : si je baisse les prix des softs, comment je m’y retrouve économiquement ?). Pour plus d’infos, sollicitez les différentes ressources dans votre département ou consultez notre rubrique formations.

Si vous n’avez pas le temps de vous déplacer pour une formation en présentiel, vous avez toujours la possibilité de suivre une formation en ligne grâce à un MOOC créé par le Collectif des festivals ! Un programme de 10 étapes pour maitriser les fondamentaux et mettre en place un dispositif de prévention cohérent. Comptez environ une demi-journée de formation.

Formation barmans

Servir de l’alcool n’est pas sans conséquences : il s’agit d’un produit dont la consommation entraine de nombreux risques. En tant qu’organisateur votre responsabilité est engagée ! Aussi, encouragez la formation/sensibilisation de vos barmans sur :

  • les effets de l’alcool
  • le respect des doses standards de bar
  • le refus de servir une personne trop alcoolisée
  • le respect de la tranquillité publique
  • l’utilisation des outils de prévention (éthylotests notamment)

Formation aux premiers secours

La formation PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1) prépare aux rudiments des premiers secours… est souvent utile en soirée (comme au quotidien).

D’une durée de 7h, elle aborde 8 situations d’accidents (la protection, l’alerte, la victime s’étouffe, la victime saigne abondamment, la victime se plaint d’un malaise, la victime se plaint après un traumatisme, la victime est inconsciente, la victime ne respire pas). Différents acteurs proposent ces formations dans votre département.

NB: pour les associations étudiantes, des aides existent au sein de votre établissement (certaines universités bénéficient de prix réduits : renseignements possibles auprès du service de médecine préventive ou auprès du service des étudiants).

2. Communiquer

Communiquer

Vous prenez soin de vos invités, il faut leur faire savoir !

L’organisation de la soirée demande beaucoup d’énergie. Il serait dommage d’oublier d’en parler. Dans un premier temps, pensez à réaliser un plan de communication (rdv étape 1 : Anticiper et se former) et à le faire circuler au sein de l’équipe. Plus la communication sera structurée, plus vous toucherez de personnes !

Au-delà de l’annonce de la soirée (réseaux sociaux, affiches, flyers, médias, site internet…), n’oubliez pas de faire la promotion de tout ce que vous avez prévu (DJs, animations proposées…), notamment en matière de prévention/réduction des risques. En effet, cela peut rassurer les participants que de savoir que la soirée sera soucieuse de limiter certains risques et leur permettra de mieux s’organiser notamment pour les retours (navettes à disposition, système de covoiturage…).

Avant, mais aussi pendant :

  • annoncez régulièrement tout au long de la soirée les animations que vous avez mises en place (événement, animation, stand prévention…) par vidéoprojection, grand écran, annonces micro, etc.
  • apposer des affiches relayant des messages de prévention/réduction des risques dans les lieux de passage (toilettes, entrée, bar, vestiaire…).

3. Prévoir des animations

Les animations

Pour un organisateur, un événement réussi c’est de savoir que les participants ont pris du plaisir, sans avoir vécu de drame ou de situations qui les ont mis en danger. Il est indispensable de réfléchir à comment prévenir et limiter un certain nombre de risques qui peuvent tout gâcher (vomissements, comas, violences, accidents de la circulation…). La solution ? Mettre en place un espace de prévention/réduction des risques et créer des animations !

Espace détente

Il permet à certains fêtards de faire une pause, loin de l’agitation et du bruit. Cet espace correspond à un besoin naturel de s’extraire momentanément de la fête et ne doit pourtant pas s’en exclure car son succès dépend de sa visi