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Organiser une soirée ou un événement festif implique de respecter plusieurs règles légales obligatoires. Celles-ci couvrent les déclarations administratives, la vente d’alcool, l’assurance, les droits d’auteur, la sécurité, ou encore l’accueil du public. Voici ce qu’il faut savoir pour être en règle 👇

📍 1. Déclarations administratives

Déclaration de manifestation

Si votre événement se déroule sur la voie publique (cortège, rassemblement, animation…), il doit être déclaré à l’avance :

• entre 3 et 15 jours francs avant la date prévue,
• auprès de la mairie des communes concernées
• ou, dans certains cas spécifiques (par exemple certaines grandes villes), auprès de la préfecture.

La déclaration doit mentionner toutes les informations essentielles : organisateurs, lieu, dates, horaires, dispositifs de sécurité, estimations du nombre de participants, etc. Cette formalité est indispensable pour que l’événement soit légal. Voici un modèle de la marche à suivre.

👉 À Paris, la démarche est différente : la déclaration se fait via un dossier spécial à la Préfecture de police, généralement au moins 2 mois avant l’événement

🍺 2. Débits de boissons et buvettes

L’ouverture d’une buvette ou d’un bar dans le cadre d’un événement public est strictement encadrée :

📝 Débit de boissons temporaire

Pour servir de l’alcool, il faut :

1. suivre une formation en présentiel pour obtenir un permis d’exploitation,
2. faire une demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture.
   Des règles spécifiques s’appliquent selon l’endroit (par exemple, certaines zones comme autour des hôpitaux interdisent la vente d’alcool).

📌 Si vous n’avez pas de licence mais que vous organisez une soirée dans une salle louée, vous devez faire une demande de débit de boissons temporaire :

• au moins 15 jours à l’avance,
• par écrit, en indiquant le nom de votre structure, le lieu et la date de la manifestation.
  Une fois l’autorisation validée, un récépissé officiel vous est remis — à présenter en cas de contrôle.

📊 Limites : une association ne peut obtenir que 5 autorisations de débit temporaire par an.

🛡️ 3. Assurance et responsabilité

Organiser une manifestation engage votre responsabilité civile. Il est essentiel de vérifier que votre assurance couvre :

• les dommages causés aux participants, aux organisateurs et au public,
• les biens utilisés ou mis à disposition,
• les risques liés à l’événement en tant que tel.

🎶 4. Droits d’auteur (SACEM)

Si vous diffusez de la musique (concerts, DJ, playlist…), vous devez :

• déclarer l’événement à la SACEM au moins 15 jours avant la date,
• préciser la surface utilisée, le type de musique, les tarifs…
  Ensuite, vous remplissez un état des recettes/dépenses et réglez les droits d’auteur. En cas de déclaration tardive, la facture peut être augmentée de 20 %.

🏛️ 5. Établissements Recevant du Public (ERP)

Si votre événement a lieu dans un lieu déjà ouvert au public ou que vous en modifiez l’usage (ex. : soirée dansante dans une salle municipale ou une école), vous devez déposer une demande d’autorisation spécifique pour assurer :

• la sécurité préventive,
• l’accessibilité des personnes handicapées,
• la conformité aux règles de sécurité incendie.

Cette demande doit être faite au moins 15 jours avant la manifestation.

🍸 6. Alcool : règles supplémentaires

Les réglementations sur l’alcool comprennent aussi :

• l’interdiction de servir de l’alcool aux mineurs et aux personnes manifestement ivres,
• l’interdiction des open-bars ou ventes d’alcool au forfait, sauf exceptions légales,
• des règles sur les « Happy Hours », qui doivent s’appliquer aussi aux boissons non alcoolisées si des réductions sont proposées.

📝 En résumé

Pour organiser un événement festif en toute légalité en France, il faut :

• déclarer l’événement à l’avance,
• respecter les règles de vente d’alcool et d’ouverture de buvettes,
• assurer la responsabilité civile,
• régler les droits d’auteur,
• se conformer aux réglementations ERP.