Organiser un événement festif : quelles déclarations à effectuer ?
Tu organises prochainement une soirée ou un événement festif public ? Sache qu’en tant qu’organisateur ou organisatrice, tu as des déclarations obligatoires à effectuer pour être dans les règles. On te présente ci-dessous ces points clefs à ne pas oublier !
📣 Déclaration de manifestation
Si ton événement a lieu sur la voie publique (rue, place, parc), tu dois le déclarer en mairie ou à la préfecture.
🕒 Délai : Entre 3 et 15 jours avant (et jusqu’à 3 mois à l’avance si c’est un grand événement ou si tu es situé à Paris).
💥 En cas de non déclaration, tu risques une amende de 7 500 € et 6 mois de prison.
🍺 Vente d’alcool
Lors de la soirée, il y aura de l’alcool en vente que ce soit bière, cocktails, vin…alors il faudra une autorisation de débit de boisson temporaire.
🕒 Délai : 15 jours avant minimum, à demander en mairie (ou en préfecture à Paris).
⚠️ C’est limité à 5 fois par an par structure, et uniquement pour des boissons allant jusqu’à la licence 3 (vin, bière, cidre…)
💡 Pour rappel, l’open bar est interdit et l‘happy hour doit également se faire sur les softs !
🛡️ Assurance Responsabilité Civile
Un incident est vite arrivé lors d’un événement : chute d’un.e participant.e, matériel endommagé, blessure accidentelle…
Pour éviter que la structure ne soit tenue responsable et ne doive couvrir des frais importants, il est essentiel de souscrire une assurance responsabilité civile organisateur. C’est la garantie de couvrir les dommages pouvant survenir pendant l’événement.
⚠️ ATTENTION : il faut bien souscrire la RCO en spécifiant à ton assurance habituelle que tu es organisateur car il y a des clauses spécifiques. S’il y a des bénévoles lors de la soirée, pense à le spécifier également !
🎵 Musique et droits d’auteur
De la musique sera diffusée pendant l’événement ? Que ce soit à l’aide de Spotify ou même si un DJ est présent, alors tu dois déclarer ton événement à la SACEM toi-même en tant qu’organisateur/organisatrice de l’événement.
🕒 Délai : Au minimum 15 jours avant
💰 Plus tu déclares tôt auprès de la SACEM, alors plus le prix va baisser (20% de réduction). Prévoir entre 78€ à 142 €.
🏛️ Événement dans un lieu public : attention à l’ERP
Tu utilises un gymnase, une école ou tout lieu public ? Tu dois faire une demande d’ouverture exceptionnelle d’Etablissement Recevant du Public, si le lieu n’a pas cette vocation de base.
🕒 Délai : Au minimum 15 jours avant en mairie ou préfecture
👮 Une commission de sécurité peut passer checker les lieux.
Tu pourras retrouver l’ensemble de ces éléments plus en détails sur notre rubrique Réglementations.
En attendant, tu peux également te fier à notre check-list spécialement conçue pour ne rien oublier :
