Les news :

Nous vous le disions dans notre news publiée il y a quelques jours nous sommes de tout cœur avec vous et nous vous soutenons dans cette période difficile.

Alors que les grands rassemblements sont interdits jusqu’à la mi-juillet nous voyons fleurir, ici et là, de nombreux événements OnLine. Nous ne pouvons que souligner le courage de tous les organisateurs qui s’adaptent et continuent à faire vivre le milieu de la culture et de la fête en proposant des festivals, des concerts, des partages de vidéos … sur le net ! Ces événements virtuels ont l’avantage de pouvoir rassembler un public plus important puisqu’il n’y a pas de contrainte liée à l’éloignement, aux frais de transport et hébergement …

Organiser un événement virtuel demande autant de temps et d’énergie qu’un événement « physique ». Parce que nous avons conscience que les circonstances actuelles vous obligent à vous adapter très rapidement nous allons vous donner quelques clés de réussite en adaptant nos 5 étapes habituelles.

1. Anticiper et former

Bon là, on vous avoue que c’est l’anticipation et les formations c’est un peu rappé sauf si votre événement a lieu dans plusieurs semaines/mois. Alors nous vous proposons quelques pistes pour être le plus réactif possible :

• Réunissez toute l’équipe organisatrice le plus rapidement possible via Skype, Discord, Zoom, Messenger ou tout autre application de communication virtuelle,
• Faites un point sur les connaissances de chacun (création de visuels, communication, partenariats…),
• Formez-vous entre vous (une personne qui s’y connait en création graphique peut former 2 ou 3 autres personnes pour que le travail avance plus vite),
• Répartissez les tâches à effectuer de manière équilibré en nommant un responsable pour chaque domaine,
• Mettez vous au travail en prenant le temps de faire des réunions régulières pour faire le point sur l’avancé de chaque membre.

2. Communiquer

Assurez-vous que ce nouveau format de votre événement soit accessible par tous. Veillez à ce que chaque participant comprenne bien comment accéder à l’événement. Ensuite, prévoyez des conseils d’utilisation pour la manipulation de la plateforme et des différents outils que vous utiliserez. Tout le monde doit se sentir à l’aise. 

Nous supposons que vous aviez déjà pensé la communication de votre événement et que vous aviez déjà créé des affiches, flyers, ou encore que vous aviez déjà un/des comptes sur les réseaux sociaux.

Profitez de la virtualité des réseaux sociaux pour communiquer sur le nouveau format de votre projet en adaptant vos affiches/flyers aux bonnes dimensions. N’hésitez pas à demander à vos followers de partager massivement votre nouveau plan et pensez à créer votre #hashtag !

Si la majorité des billets achetés avaient été commandés en ligne alors vous devez très certainement avoir une base de données d’adresse mail qui vous permettra de contacter toutes les personnes qui avaient prévu d’être là et ainsi les avertir du nouveau format !

Vous pouvez aussi communiquer grâce à la presse qui se fera certainement un plaisir d’écrire un article festif et en demandant à vos collègues organisateurs de partager vos événements sur leurs réseaux.

Enfin, vous pouvez anticiper le nombre de personnes présentes en demandant aux internautes une inscription en ligne. Pour réaliser les inscriptions en ligne de votre événement virtuel, vous pouvez créer un événement avec Weezevent en quelques clics afin de publier un module d’inscription sur votre propre site ou sur un mini-site dédié. L’avantage est de pouvoir recueillir des informations clés sur votre public afin de mieux le connaître, adapter votre événement si besoin et améliorer les prochains. Aussi vous pourrez en profiter pour y mettre le lien de votre événement virtuel ainsi que des informations pratiques afin de rassurer et guider vos participants.

Faites le maximum pour que tout le monde soit au rendez-vous le jour J.

3. Prévoir des animations

Afin que vos convives ne soient pas passifs devant leur écran et aient un verre à la main pendant tout votre événement pensez à les occuper, les divertir. Vous pouvez proposez un « tchatche » en direct, un forum des participants, ou encore, lors des pauses des jeux en ligne qui feront marcher les méninges, des concours photos …

4. Mettre en place de la prévention/RDRD

Mettre en place des actions de prévention/RDRD durant un événement festif virtuel c’est possible…et utile !

L’association Avenir Santé, afin d’accompagner les organisateurs durant cette période, a créé un kit « prévention/rdrd pour les événements OnLine » composé de visuels attrayants, lumineux et sympatiques sur les thématiques qu’elle aborde habituellement. N’hésitez pas à nous envoyer un mail pour que l’on puisse vous les partager ! Ainsi vous pourrez les publier en amont mais également pendant votre événement sur vos réseaux sociaux.

Aussi vous pouvez proposer à vos followers, en amont de l’événement, des recettes de mocktails qu’ils pourront déguster dans leur canapé lors de votre live.

Vous pouvez également proposer aux internautes de calculer leur alcoolémie en ligne.

5. Évaluer l’événement

Tout comme lors d’un événement réel votre soirée virtuelle devra être évaluée.

En plus de faire le point sur la soirée passée, elle permet d’améliorer toutes celles à venir. Toute l’équipe organisatrice est à sonder (organisateurs bénévoles et salariés, intervenants…) sans oublier les participants (l’image que se fait l’équipe organisatrice de la réussite de la soirée pouvant varier de celle des fêtards eux-mêmes).

Autres éléments sur lesquels il faudra vous pencher :

• Intéressez-vous aux outils digitaux : télécharger et configurer un logiciel de visioconférence (Zoom, Skype, Discord, Slack…) en prenant en compte les options dont vous aurez besoin (chat, envoi de fichiers…),
• Pensez au lieu de votre live : il doit être adapté au virtuel (luminosité, installations techniques nécessaires, esthétique…),
• Soignez la décoration : vous aviez certainement prévu une ambiance particulière pour votre événement (couleurs, matériaux, goodies…) – avec ce que vous avez sous la main n’hésitez pas à les mettre en avant … derrière votre webcam.