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Organiser un événement festif — qu’il s’agisse d’un festival, d’une fête de quartier ou d’un concert — repose souvent sur l’engagement précieux de bénévoles. Pour que tout se déroule dans les meilleures conditions, un briefing clair, structuré et motivant est essentiel. Voici les points clés pour réussir ce moment crucial.

1. Accueillir chaleureusement

Avant tout, commencez par un mot de bienvenue. Remerciez vos bénévoles pour leur présence et leur engagement. Une ambiance conviviale dès le départ contribue à renforcer la cohésion du groupe.

✅ Astuce : prévoyez un badge ou un t-shirt pour que chacun se sente intégré et identifiable

2. Présenter l’événement dans sa globalité

Avant de plonger dans les détails, il est essentiel que chaque bénévole comprenne le sens et les enjeux de l’événement.

• Expliquez l’impact du bénévolat : leur action a une portée réelle sur la fluidité, la sécurité et la satisfaction du public.

• Présentez en quelques phrases : le but, l’historique, le public attendu, et les valeurs portées par l’événement.

• Décrivez le programme général : les temps forts, les pics de fréquentation attendus, les zones clés (accueil, scène, stands, etc.).

3. Clarifier les rôles et responsabilités

Les bénévoles doivent savoir quoi faire, où, avec qui et quand. Ce point doit être préparé en amont avec rigueur.

• Détaillez chaque mission : objectifs, gestes attendus, posture à adopter.
• Fournissez des documents supports (planning, fiche mission, plan du site).
• Formez si nécessaire en amont sur certaines tâches (ex : scanner les billets, orienter les visiteurs, manipulation de matériel).
• Nommez des référents identifiés par pôle ou par zone, pour fluidifier la circulation des informations pendant l’événement.

4. Donner les consignes pratiques et de sécurité

Un événement, même festif, peut comporter des risques ou générer du stress si les bénévoles ne sont pas préparés.

• Précisez les horaires clés (début, pauses, rotation, fin de mission).
• Indiquez les lieux essentiels : point info, sanitaires, espace bénévoles, infirmerie.
• Présentez les scénarios d’urgence : évacuation, incident médical, altercation… et les numéros d’urgence internes.
• Sensibilisez aux attitudes à adopter : calme, vigilance, politesse, posture proactive.

5. Encourager les questions et la communication

Le briefing ne doit pas être un monologue. Encouragez l’échange pour que chacun se sente concerné et acteur.

• Montrez que vous êtes disponible et accessible durant l’événement. Prévoyez un canal de communication rapide (groupe WhatsApp, point de contact permanent).

• Laissez du temps pour les questions, même simples ou “basiques”.

• Valorisez les retours d’expérience des anciens bénévoles : cela rassure les nouveaux et crée une transmission naturelle.

6. Créer une cohésion d’équipe avant le top départ

Avant de lancer les opérations, prenez quelques minutes pour favoriser la rencontre entre les bénévoles. Certains ne se connaissent pas encore — instaurer une bonne ambiance dès le briefing permet de mieux travailler ensemble ensuite.

Proposez une courte activité de présentation (tour de prénoms, petit jeu brise-glace rapide, binômes) ou formez des mini-groupes selon les missions. Cela crée des repères, facilite l’entraide et réduit le stress.

🤝 Une équipe qui se connaît un minimum, c’est une équipe qui se soutient et qui avance plus efficacement, même en cas d’imprévu.

7. Proposer un débrief après l’événement

Le briefing n’est que le début du cycle. Il est important d’inscrire les bénévoles dans une dynamique d’amélioration et de reconnaissance.

• Pensez à remercier concrètement les bénévoles (certificat, photo de groupe, repas partagé, message de remerciement personnalisé).

• Annoncez qu’un débrief collectif aura lieu après l’événement, pour échanger sur ce qui a bien fonctionné ou non.

• Prévenez qu’un questionnaire de satisfaction ou une réunion informelle suivra : leur retour d’expérience compte.

✅Conclusion :

Un bon briefing, c’est bien plus que transmettre des infos logistiques. C’est une véritable préparation collective qui donne envie de s’impliquer, de bien faire, et de vivre ensemble un moment festif réussi.

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