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Organiser un événement festif demande non seulement une préparation logistique, mais aussi une communication efficace pour attirer et informer votre public. ON vous propose quelques conseils pour vous aider à communiquer sur la promotion de l’événement, les animations prévues, et les dispositifs de prévention que vous mettez en place

Avant l’événement 

Les canaux de communication

Pour commencer vous devez réfléchir aux différents canaux que vous allez utiliser. Il vous faut prendre en compte les spécificités de votre public : sur quels médias sera-t-il plus réceptifs ? Et définir un budget.

Utiliser les Réseaux Sociaux est incontournable !

• Créez une page dédiée à l’événement : Utilisez des plateformes comme Facebook, Instagram, et Twitter pour créer des pages ou des événements.
• Contenu régulier : Publiez régulièrement des mises à jour, des teasers, et des informations sur les invités, les artistes ou les activités.
• Interactivité : Engagez votre audience avec des sondages, des concours, et des Q&A en direct.

Communiquer via un site internet et des newsletters

• Site Web : Créez un site web attrayant avec toutes les informations nécessaires, y compris la date, le lieu, le programme comment s’y rendre, et les différentes offres.
• Newsletters : Envoyez des newsletters régulières à votre liste de diffusion pour tenir les inscrits informés des dernières nouvelles et des rappels.

Utiliser les médias traditionnels

Affiches et Flyers : Distribuez des affiches et des flyers dans des lieux stratégiques tels que les universités, les cafés, et les centres communautaires.

Presse locale : Envoyez des communiqués de presse aux journaux et aux stations de radio locales.

Les infos à communiquer 

• Programme détaillé : Publiez le programme complet sur votre site web et vos réseaux sociaux, y compris les horaires et les descriptions des animations.
• Services disponibles : Informez le public sur les différents services disponibles sur place : espace restauration, coin chill, points d’eau, consignes etc…

Faire de la prévention

• Information sur les risques : Informez les participants des risques festifs (consommation d’alcool et de produits psychoactifs, risques auditifs, etc.) et des moyens de les éviter.
• Information claire : Communiquez clairement sur les mesures de prévention des VSS, y compris les points de contact pour signaler des incidents.
• Structures présentes : Communiquez sur la présence de dispositifs de prévention, de secours de sécurité…

Pendant l’événement

• Annonces régulières : Faites des annonces régulières sur les mesures de sécurité et de prévention via le système de sonorisation ou des écrans.
• Supports visuels : Utilisez des affiches et des écrans pour rappeler les numéros d’urgence et les points de contact pour signaler des problèmes.
• Visibilité des équipes de sécurité : Assurez-vous que les équipes de sécurité soient facilement identifiables et accessibles.

Après l’événement

• Remerciez votre public pour sa participation à votre événement. Faites un post sur vos réseaux sociaux et sur votre site internet
• Faites passer une enquête de satisfaction : il est important d’évaluer votre événement. Avoir les retours des participants via un sondage ou une enquête est un bon moyen d’avoir des pistes d’amélioration pour votre prochain événement.

Une communication efficace est essentielle pour la réussite de votre événement festif. En combinant la promotion, l’information sur les animations et une communication claire sur les mesures de prévention et de sécurité, vous pouvez créer un environnement festif et sécurisé pour tous les participants. N’oubliez pas de recueillir des retours après l’événement pour améliorer vos futures communications et organisations.